≡ Menu

Công ty dịch vụ thám tử Bách Tín

Giải quyết mẫu thuẫn trong công việc giữa nhân viên, đồng nghiệp và sếp

Việc mâu thuẫn trong công việc là không bao giờ tránh khỏi, cách mà bạn đối diện và giải quyết nó như thế nào mới là quan trọng. Sau đây có mấy cách giúp bạn phần nào giải quyết được mâu thuẫn một cách nhẹ nhàng và hiệu quả.

8 bước để xoa dịu một nhân viên đang giận dữ

4 Cách xua tan bầu không khí nặng nề sau xung đột

10 câu nói giúp ngăn chặn cuộc cãi vã giữa các đồng nghiệp

Ba cách nhanh chóng lấy lại bình tĩnh trong các cuộc đối thoại căng thẳng

 

8 BƯỚC ĐỂ XOA DỊU MỘT NHÂN VIÊN ĐANG GIẬN DỮ

Một số nhân viên khi nóng giận thường có hành vi chửi bới, phàn nàn lớn tiếng, đập bàn đập ghế, thậm chí đe dọa nghỉ việc. Một số khác lại ngấm ngầm để bụng, hờn dỗi, không làm việc hết mình, buông ra những lời cạnh khóe, hoặc gây chiến tranh lạnh. Khi nhận thấy một trong những dấu hiệu ấy thì đó chính là lúc bạn phải hành động. Càng tiếp xúc với nhân viên của bạn nhiều bao nhiêu, bạn sẽ càng dễ dàng nhận ra những dấu hiệu của “hành vi xấu” ấy bấy nhiêu.

Các nhà tâm lý học cho rằng nguyên nhân gia tăng sự bực bội của nhân viên là do: khối lượng công việc ngày một nhiều trong khi quỹ thời gian lại hạn hẹp đi, thường xuyên bị cho nghỉ việc tạm thời vì hết việc, thời hạn hoàn thành công việc không hợp lý, không gian làm việc tù túng, kinh tế xuống dốc và nhiều lý do khác…

Bất kể nguyên nhân là gì đi chăng nữa thì việc xoa dịu cơn giận của nhân viên sớm bao nhiêu càng tốt bấy nhiêu. Vậy bạn có thể làm gì hoặc nói gì để xoa dịu sự bất mãn của thuộc cấp? Các chuyên gia lão luyện về điều đình, dàn xếp và hóa giải xung đột khuyên chúng ta nên làm theo các bước sau đây:

Bước 1: Thể hiện sự quan tâm

Hãy nói: “Có một vài việc tôi muốn hỏi anh/chị. Tôi có thể nói chuyện riêng với anh/chị trong vài phút được không?”

Việc bạn thể hiện cho một nhân viên đang bực tức thấy rằng bạn muốn tìm hiểu nguyên nhân tại sao họ tức giận sẽ đem lại ba điều hữu ích sau: Trước tiên, điều đó chứng tỏ bạn rất quan tâm đến cảm xúc của họ. Thứ hai, việc nói chuyện này giúp củng cố mối quan hệ và niềm tin – hai yếu tố cần thiết để hóa giải và ngăn chặn xung đột. Thứ ba, nó gửi đến người nghe một thông điệp ngầm rằng bạn muốn những hành vi giận dữ đó phải chấm dứt.

Bước 2: Cùng nhau thảo luận

Hãy nói: “Trông anh/chị có vẻ tức giận. Có chuyện gì không ổn à? Bất luận chuyện đó là gì, anh/chị có thể nói riêng với tôi”

Đừng quá mong đợi một người đang tức giận sẽ mở hết lòng mình hay thành thật với bạn. Có thể họ sợ xúc phạm đến bạn, hoặc sợ những điều họ nói ra sẽ khiến bạn dùng để chồng lại họ về sau.

Bước 3: Khuyến khích người đang tức giận nói chuyện

Hãy nói: “Tôi biết lúc này thật khó cho anh/chị nói ra điều đó, nhưng tôi rất sẵn lòng lắng nghe và tôi thật sự muốn giúp nếu điều đó nằm trong khả năng của tôi. Vì vậy hãy cho tôi biết chuyện gì khiến anh/chị bực mình?”

Nếu người ấy vẫn không chịu lên tiếng, bạn hãy nhượng bộ và nói: “Thôi được, anh/chị cứ nghĩ về lời đề nghị của tôi trong một vài ngày. Hãy cho tôi biết nguyên nhân càng sớm càng tốt để chúng ta cùng giải quyết vấn đề”.

Bước 4: Cuối cùng, khi họ chịu nói, bạn hãy chăm chú lắng nghe

Hãy hỏi họ rằng: “Những gì anh/chị đang nói là những gì anh/chị cảm nhận về… Đúng không nào?”

Điều này cho thấy bạn đang lắng nghe họ và hiểu rằng hiện tại họ đang có những bức xúc cần được giải quyết.

Hiểu được cảm xúc của nhân viên đang giận dữ cho thấy bạn đã thực sự lắng nghe họ, thấu hiểu vấn đề của họ và cả những hàm ý sâu xa. Điều đó làm giảm cơn giận của họ và là một bước quan trọng để giải quyết vấn đề. Ngoài ra hãy chú ý quan sát kỹ ngôn ngữ cử chỉ cũng như giọng nói của họ. Cả hai yếu tố trên đều có thể tiết lộ những cảm xúc thật mà người đó có thể chưa sẵn lòng nói ra.

Bước 5: Làm rõ vấn đề

Hãy hỏi: “Ý anh/chị là gì khi nói rằng…? hoặc tại sao đó là một vấn đề…?”

Một nhân viên ít lời có thể sẽ do dự và nói vòng vo cho đến khi người đó đủ tin tưởng bạn để nói ra những điều họ thực sự đang nghĩ. Hãy chuẩn bị tinh thần để nghe những lời chê trách, tranh cãi, hãy im lặng và sử dụng ngôn ngữ cử chỉ mở – giao tiếp bằng mắt, đừng khoanh tay và không che mặt.

Bước 6: Xin lỗi khi cần thiết

Hãy nói: “Tôi xin lỗi vì những gì tôi nói khiến anh/chị cảm thấy như thế. Tôi không bao giờ có ý xúc phạm anh/chị, hoặc Tôi xin lỗi về…”

Một lời xin lỗi chân tình, thẳng thắn có thể hiệu quả hơn rất nhiều lần so với những lời nói biện mình, vòng vo khác, nhất là với những nhân viên vốn bằng lòng với công việc. Vài năm trước khi còn là biên tập viên cho một nhà sản xuất lớn, trong buổi họp bàn, thảo luận, cấp trên của tôi đã lớn tiếng quát tôi rằng: “Câm miệng!”. Kể từ giờ phút đó, tôi im lặng trong suốt thời gian họp còn lại. Cảm giác giận dữ và bị xúc phạm nghẹn đắng trong tôi. Sau buổi họp, vị sếp ấy đến gặp tôi ở sảnh và nói: “Don, tôi xin lỗi về chuyện đó. Tôi đã cư xử không đúng trong buổi họp. Hôm nay là một ngày thật tệ với tôi. Mong anh bỏ qua. Tôi sẽ không để chuyện này xảy ra lần nữa”. Câu nói ấy khiến cơn giận trong tôi tan biến, thay vào đó là một chút cảm thông với vị sếp của mình. “Không sao. Mong mọi chuyện của anh sẽ khá hơn” – Tôi mỉm cười, trả lời.

Bước 7: Thể hiện thiện chí giúp đỡ

Hãy hỏi: “Tôi có thể làm gì để anh/chị vui vẻ trở lại?”

Một khi người đó đã mở lòng, hãy tiếp tục quá trình điều đình, dàn xếp bằng cách tìm ra điều họ thật sự mong muốn. Đáp ứng những lời than phiền hợp lý là cách tốt nhất để tháo bỏ cơn giận của nhân viên. Tuy nhiên, đừng bao giờ hứa hẹn những gì vượt quá khả năng thực hiện của bạn, cũng đừng đưa ra quyết định vượt quá thẩm quyền của bạn.

Trong trường hợp bạn không thể đồng ý với giải pháp mà nhân viên ấy đề ra hoặc bạn không có thẩm quyền giải quyết những vấn đề đó, hãy yêu cầu họ cho bạn thêm thời gian để suy nghĩ trước khi có câu trả lời thỏa đáng. Hãy nói: “Tôi sẽ suy nghĩ thêm về những gì anh/chị vừa nói hoặc Tôi sẽ thảo luận với cấp trên rồi trả lời cho anh/chị trong một hoặc hai ngày tới. Chúng ta sẽ bàn bạc nhiều hơn về vấn đề này”.

Nếu bạn không thể làm gì hoặc không thể phê duyệt cho những đòi hỏi của người đó, hãy đề nghị một giải pháp khác và bày tỏ thiện chí sẵn lòng thảo luận nhiều hơn. Hãy nói: “Tôi đã cân nhắc kỹ về những gì anh/chị nói, và tôi cũng đã thảo luận với cấp trên. Tôi buộc phải từ chối đề nghị của anh/chị về… bởi vì… Tuy nhiên, tôi rất sẵn lòng làm… để… Có thể anh/chị không cho đó là một giải pháp lý tưởng, nhưng đó là tất cả những gì mà tôi có thể làm cho anh/chị vào lúc này. Nếu anh/chị có ý kiến nào khác để xử lý vấn đề này, hãy cho tôi biết. Tôi sẵn lòng thảo luận. Tôi muốn khi làm việc ở đây, anh/chị làm việc với tinh thần thoải mãi nhất”.

Bước 8: Hãy đưa ra đề nghị

Hãy nói: “Sau chuyện này, tôi mong rằng từ nay về sau, nếu có vấn đề gì xảy ra khiến anh/chị cảm thấy khó chịu, hãy cho tôi hay càng sớm càng tốt. Bằng cách đó chúng ta có thể xử lý kịp thời trước khi nó trở thành một vấn đề lớn hơn”.

Nếu người đó vẫn tỏ ra giận dữ, hoặc ngầm khó chịu với những yêu cầu của bạn, đừng tạo áp lực, đừng bắt họ phải chấp nhận ngay đề nghị của bạn, hãy nói: “Tại sao anh/chị không dành thời gian để suy nghĩ về những gì chúng ta đã thảo luận. Một hoặc hai ngày nữa chúng ta sẽ nói lại chuyện này, khi đó anh/chị hãy cho tôi biết anh/chị cảm thấy như thế nào”.

Nhớ quan sát và thực hiện đúng như những gì đã nói để thể hiện cho người đó thấy rằng bạn thực sự muốn tìm giải pháp tốt nhất cho hai bên.

 

4 CÁCH XUA TAN BẦU KHÔNG KHÍ NẶNG NỀ SAU XUNG ĐỘT

Nghệ sĩ hài Rodney Dangerfield từng kể hàng ngàn câu chuyện cười khiến ông tự trở thành mục tiêu gây cười cho người khác. Ông thường nói một cách hài hước rằng: “Tôi không được tôn trọng gì cả. Tôi làm việc trong một cửa hiệu thú cưng, thế mà mọi người cứ hỏi tôi lương của tôi cao đến mức nào!”.

Nhưng, “Không được tôn trọng” tại nơi làm việc không phải là chuyện đùa. Tinh thần làm việc kém, bất đồng ý kiến với đồng nghiệp, những lời khiển trách, những bản đánh giá thành tích thấp… một hoặc những vấn đề trên đều có thể khiến thành viên trong nhóm của bạn cảm thấy chán nản, phiền muộn và tinh thần làm việc của họ trở nên sa sút. Nếu để tình trạng này kéo dài, có thể bạn sẽ phải đối mặt với những mâu thuẫn lớn hơn về sau.

Dưới đây là một vài cách giúp nhen nhóm lại ngọn lửa nhiệt tình, truyền cảm hứng làm việc cho các thành viên trong nhóm để họ trở nên năng động và sáng tạo trở lại.

Cách 1: Nhận trách nhiệm

Một khi bạn dám đứng ra nhận trách nhiệm trước những sai lầm của bản thân và tha thứ cho một thành viên nào đó trong nhóm về lỗi của họ, bạn đã biết cách vun đắp cho một mối quan hệ lâu dài. Hãy nói: “Tôi nghĩ lẽ ra cả hai chúng ta đã có thể xử lý tình huống vừa rồi tốt hơn, nhưng tất cả đều đã qua. Tôi mong rằng chúng ta sẽ để nó lại phía sau và cùng cố gắng cho những dự án kế tiếp của chúng ta. Anh/chị nghĩ sao?”

Cách 2: Gỡ rối

Những xung đột nơi làm việc không ít thì nhiều đều có thể làm tổn thương lòng tự trọng của những người trong cuộc. Nếu muốn nhân viên lấy lại năng suất làm việc thường ngày, hãy tạo ra vài “cú hích” bằng cách khẳng định với họ rằng bạn vẫn đánh giá cao nỗ lực làm việc của họ. Hãy nói: “Anh/chị biết tôi luôn đánh giá cao việc anh/chị luôn làm tốt công việc của mình. Đúng là chúng ta đã gặp phải vấn đề, nhưng chúng đã được xử lý xong. Hãy tiếp tục cố gắng nhé… Giờ chúng ta hãy thảo luận chuyện khác. Anh/chị có ý kiến gì mới cho chương trình làm việc tiếp theo của chúng ta chưa?”.

Cách 3: Giao thêm công việc họ thích và rút bớt công việc họ không thích

Một cách nâng cao tinh thần làm việc khác là để nhân viên của bạn được làm những việc mà họ thông thạo và yêu thích. Bằng cách đó, mỗi người trong nhóm đều có thể tập trung mọi nỗ lực để hoàn thành tốt công việc. Vậy nên, trước khi giao nhiệm vụ, hãy tìm ra những phần việc mà nhân viên của bạn sẽ ưu tiên chọn và những phần việc mà họ không thích. Một cách khác để đạt được cùng một mục đích là cho phép và khuyến khích các thành viên trong nhóm làm việc tự trao đổi công việc với nhau, nhưng lưu ý là chỉ sau khi có sự đồng ý của bạn.

“Anh có thể hoán đổi với đồng nghiệp phần việc mà anh không thích để làm công việc khác mà anh hứng thú hơn. Tuy nhiên, tôi muốn anh báo cho tôi biết trước.”

Cách 4: Tạo không khí vui vẻ, hãy mỉm cười và trò chuyện thân thiện

Xung đột khiến tất cả các thành viên trong nhóm đều căng thẳng, nếu bạn vẫn tiếp tục tức giận hoặc im lặng, nhân viên của bạn sẽ cảm thấy ngột ngạt. Rồi sẽ có thêm nhiều xung đột khác nổ ra dù chỉ với một sự khiêu khích nhỏ nhất.

Vì nhóm làm việc trông cậy vào sự lãnh đạo của bạn, thế nên bạn hãy nhanh chóng gây dựng lại một không khí hòa hợp, dễ chịu. Hãy cố gắng trở nên thân thiện và thậm chí là vui nhộn hơn. Mỉm cười với mọi người và nói với họ những câu nói nhẹ nhàng, vui vẻ rằng bạn không tức giận ai cả và rằng bạn muốn mọi người quay về với công việc như thường ngày. Tất nhiên, không cần phải đợi đến những lần nảy sinh xung đột như thế này mới thể hiện cho nhân viên của bạn biết là bạn quan tâm đến họ.

Ngạn ngữ có câu: “Ngôn từ tốt đẹp làm dịu mát những tâm hồn nóng nảy”

 

10 CÂU NÓI GIÚP NGĂN CHẶN CUỘC CÃI VÃ GIỮ CÁC ĐỒNG NGHIỆP

Câu nói của Elbert Hubbard(1856 – 1915) “Khi không thể đáp trả được những lý lẽ của người khác, người ta thường có xu hướng tìm cách hạ thấp, sỉ nhục đối phương.”

  1. Thể hiện uy quyền nhưng không thiên vị

Hãy nói: “Tôi không đứng về phía nào, cũng không trách cứ bên nào…”.

  1. Cứng rắn và nghiêm khắc bảo họ ngừng ngay cuộc cãi vã

Hãy nói: “Tôi muốn các anh chị chấm dứt những xung đột này. Cứ dành thời gian cãi vã như thế này vừa không giải quyết được vấn đề, vừa không thể tập trung cho công việc. Có thể các anh chị không đồng tình với quan điểm của nhau, nhưng các anh chị cần học cách hợp tác với nhau nếu còn muốn làm việc ở đây”.

  1. Hãy cho họ biết hành vi của họ ảnh hưởng đến người khác như thế nào

Hãy nói: “Khi cãi nhau trong buổi họp, các anh chị làm lãng phí thời gian của cả những người khác. Tôi không cho phép chuyện này tái diễn”.

  1. Đưa ra một hành vi cụ thể mà bạn muốn họ phải chấm dứt

Chẳng hạn: “Tôi không chấp nhận bất cứ sự lăng mạ, la hét, cãi nhau nào, cũng như bất cứ hành vi nhạo báng, châm chọc, công kích quan điểm của người khác trong các cuộc họp của chúng ta”.

  1. Gợi ý những cách thức để họ có thể trình bày quan điểm của mình

Chẳng hạn: “Nếu anh chị không đồng ý với những gì người kia nói, hãy ghi nhận lại và đưa cho tôi. Tôi sẽ biết cách tự đánh giá”.

  1. Nhấn mạnh rằng bạn đang rất nghiêm túc và có được sự đồng tình của những nhân viên khác cũng như của cấp trên

Hãy nói: “Nội quy công ty chúng ta không bao giờ bỏ qua cho bất cứ sự lăng mạ, đe dọa hoặc sự thù địch nào trong môi trường làm việc. Vậy, nếu các anh chị không bình tĩnh lại, tôi buộc lòng phải áp dụng nội quy với các anh chị và vụ này sẽ được ghi vào hồ sơ cá nhân của các anh chị tại phòng nhân sự!”.

  1. Yêu cầu cả hai đi đến một sự thỏa hiệp

Hãy nói: “Tôi sẵn sàng đứng ra tìm giải pháp cho sự bất đồng ý kiến của các anh chị với điều kiện cả hai bên phải có thiện chí hòa giải với nhau”.

  1. Hạn chế họ chạm mặt nhau

Hãy nói: “Để cả hai có thể bình tĩnh trở lại, tạm thời tôi sẽ cử anh làm việc tại một khu vực khác”.

  1. Tổ chức cuộc họp ba bên

Hãy nói: “Anh chị có một hoặc hai, ba ngày để suy nghĩ về những gì tôi vừa nói. Sau đó tôi muốn gặp cả hai bên cùng lúc để thảo luận bất đồng của các anh chị nhằm làm cho quan hệ hai bên được tốt hơn”.

  1. Yêu cầu cả hai bên thỏa thuận chấm dứt đối đầu

Hãy nói: “Trước khi các anh chị quay lại làm việc, tôi muốn các anh chị đã sẵn sàng chấm dứt những hành động đối đầu như vừa rồi hay không?”

 

Nếu những người này không có thiện chí tháo gỡ khúc mắc, bạn hãy tham khảo ý kiến của bộ phận nhân sự, đối chiếu nội quy công ty hoặc tham vấn cấp quản lý cao hơn trước khi có thêm bất cứ biện pháp xử lý nào.

Chấm dứt một sự thù địch có lẽ không phải là điều dễ dàng nhưng điều đó cũng có lợi cho những người làm việc chung với bạn. Thêm nữa, những nỗ lực của bạn sẽ gửi một thông điệp ngầm đến những người còn lại trong nhóm rằng những xung đột giữa các nhân với nhau không được phép tồn tại trong nhóm của bạn.

 

BA CÁCH NHANH CHÓNG LẤY LẠI BÌNH TĨNH TRONG CÁC CUỘC ĐỐI THOẠI CĂNG THẲNG

Trong thực tế cho thấy những nhân viên giỏi, có tài thường rất khó quản lý. Là một nhà quản lý, bạn cần giữ bình tĩnh khi gặp những tình huống như vậy. Dưới đây là ba bí quyết giúp bạn giữ một cái đầu “lạnh” khi gặp phải những cuộc tranh luận “nóng” với một số thành viên nào đó trong nhóm.

Cách 1: Bạn hít thở sâu, giữ im lặng trong mười giây

Hít thở sâu giúp giải tỏa sự căng thẳng, còn việc giữ im lặng có thể giúp bạn không nói ra những lời thiếu suy nghĩ mà sau này bạn sẽ hối hận. Dùng khoảng thời gian đó để cân nhắc những ngôn từ sẽ dùng và hãy thử hình dung xem người nghe sẽ phản ứng như thế nào. Nếu câu trả lời là một phản ứng tiêu cực, hãy giữ im lặng cho đến khi nào bạn có thể đưa ra những ngôn từ mà bạn cho rằng sẽ đem lại phải ứng tích cực.

Cách 2: Tạm ngừng khi hai bên quá căng thẳng

Trước khi bạn và đối phương rơi vào tình trạng căng thẳng tột bậc, hãy nhanh chóng rút lui khỏi cuộc đối thoại đó. Đi bộ đôi chút có thể ngăn bạn nói ra những lời giận dữ mà cả hai bên sau này sẽ hối hận. Đưa ra đề nghị: “Tôi nghĩ chúng ta nên tạm dừng tranh luận trong ít phút để bình tĩnh lại đã”. Sau đó hãy ra ngoài nhưng nhớ quay trở lại.

Cách 3: Tự nhắc nhở bản thân không được nóng vội

Trong một cuộc thảo luận căng thẳng, có khi nào bạn tự vấn liệu mình có “sắp nói những điều không nên” không? Nếu tiếng nói bên trong không ngừng chi phối bạn bằng những câu hỏi đại loại thế, bạn sẽ dần có khuynh hướng tin vào những điều mình đang nghe. Để giữ bình tĩnh, thay thế cuộc tự thoại đó bằng một thông điệp đơn giản và tích cực khác. Bạn có thể tự nhủ với bản thân rằng: “Bình tĩnh, đừng nóng. Mình có thể xử lý được vấn đề này mà!”. Những ngôn từ đơn giản đó sẽ giúp bạn kiềm chế và kiểm soát được những cảm xúc thái quá của mình, nhờ đó cuộc tranh luận nhỏ sẽ không leo thang lên thành một cuộc chiến lớn.

Don Gabor

Giải quyết mẫu thuẫn trong công việc giữa nhân viên, đồng nghiệp và sếp
5 (100%) 1 vote
{ 0 comments… add one }

Leave a Comment